Cotizaciones
Descripción general
Una cotización es una propuesta de precios para un cliente. A diferencia de un pedido, no compromete inventario: sirve para cotizar antes de cerrar la venta. Cada cotización tiene una vigencia (hasta cuándo se respeta el precio) y, cuando el cliente la acepta, la conviertes en pedido con los precios cotizados.
El ciclo de vida es: Borrador → Enviada → Aceptada / Rechazada, con Convertida cuando se vuelve pedido. Una cotización cuya fecha de vigencia ya pasó se marca como Vencida.
Cómo acceder
- En Aurora Ventas, abre Cotizaciones en el riel izquierdo (
/sales/quotes). - Para crear una, usa Nueva cotización. También desde el perfil de un contacto (ver Ventas en el perfil del contacto).
Vista general de la interfaz
El listado de cotizaciones incluye:
- Buscador por número, cliente o referencia.
- Pestañas de vigencia: Todas, Vigentes, Vencidas.
- Tira de indicadores: Abiertas (en cotizaciones abiertas), Por vencer (abiertas que vencen en los próximos días) y Cotizado este mes.
- Tabla con: Cotización, Cliente, Estado, Vigencia (fecha de vencimiento con un susurro tipo "en 3 días" / "vence hoy" / "hace 2 días"), Fecha y Total.
Las cotizaciones vencidas se muestran atenuadas; las rechazadas o convertidas se mantienen marcadas. Haz clic en una fila para abrir el detalle.
Estados de la cotización
| Estado | Qué significa |
|---|---|
| Borrador | En captura, aún no la mandas. |
| Enviada | Compartida con el cliente, esperando respuesta. |
| Aceptada | El cliente aceptó. |
| Rechazada | El cliente declinó. Es definitivo. |
| Convertida | Se transformó en un pedido. |
| Vencida | Pasó su fecha de vigencia (se superpone al estado vivo). |
Funciones y acciones
Crear una cotización
Qué hace: Arma una propuesta de precios. No afecta tu inventario.
Pasos:
- Haz clic en Nueva cotización.
- Elige el Cliente (contacto registrado, obligatorio).
- Agrega productos igual que en un pedido: busca por nombre o SKU, define cantidad, precio, descuento e impuesto. También puedes usar conceptos libres.
- Define la vigencia en Válida hasta —Aurora te dice cuándo vence ("Vence en N días"). Si la dejas sin fecha, la cotización no vence.
- Opcionalmente captura la Referencia / OC del cliente (por ejemplo, OC-2026-0481).
- Agrega Términos y condiciones (se muestran al cliente) y Notas internas (solo para tu equipo).
- Guarda con Guardar borrador, o márcala como enviada cuando la compartas.
Notas importantes:
- Una cotización no aparta inventario; puedes cotizar aunque no haya existencias.
- Los términos se precargan desde tu configuración de documentos y son editables en cada cotización.
Cambiar el estado
Qué hace: Refleja la respuesta del cliente.
Pasos:
- En el detalle, usa el botón correspondiente:
- Marcar como enviada —cuando la compartes.
- Marcar como aceptada —cuando el cliente acepta.
- Marcar como rechazada —cuando declina (definitivo: ya no se puede enviar, aceptar ni convertir).
- Cada cambio pide confirmación y no se puede deshacer.
Convertir a pedido
Qué hace: Crea un nuevo pedido en borrador con los precios cotizados y marca la cotización como Convertida.
Pasos:
- En el detalle, haz clic en Convertir a pedido.
- Confirma. Aurora crea el pedido con las mismas líneas y precios; la cotización queda marcada como convertida con un enlace Ver pedido.
Notas importantes: Puedes convertir incluso una cotización vencida —Aurora te lo advierte, pero te deja continuar conservando los precios cotizados.
Editar una cotización
Qué hace: Ajusta líneas, vigencia o términos.
Pasos:
- En el detalle, haz clic en Editar.
- Cambia lo necesario y guarda. Si ya la habías enviado, vuelve a compartirla con el cliente.
Descargar el PDF
Qué hace: Genera el documento de la cotización con tu marca para compartirlo.
Pasos:
- En el detalle, usa Descargar PDF.
- El diseño y los textos salen de tu configuración de documentos, incluida la fecha de vigencia.
Referencia de campos
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Válida hasta | Fecha hasta la que se respeta el precio (vigencia). Opcional |
| Referencia / OC | Referencia u orden de compra del cliente. Opcional |
| Términos y condiciones | Texto visible para el cliente en el documento |
| Notas internas | Texto solo para tu equipo; no aparece en la cotización |
Preguntas frecuentes
P: ¿La cotización descuenta inventario? R: No. Solo el pedido afecta el inventario, y solo al confirmarlo. Convertir la cotización crea un pedido en borrador, que aún no descuenta nada.
P: ¿Puedo convertir una cotización vencida? R: Sí. Aurora te advierte que ya venció, pero te deja convertirla conservando los precios.
P: ¿Qué es la "Referencia / OC del cliente"? R: Un campo libre para anotar la orden de compra o referencia que te dio el cliente; viaja con la cotización y aparece en el listado y el documento.
P: ¿Puedo seguir editando una cotización enviada? R: Sí, pero conviene volver a compartirla con el cliente para que vea la versión actualizada.