Sistema de Agendamiento
Descripcion general
El Sistema de Agendamiento de Aurora Inbox transforma tu calendario en un motor completo de reservas y citas. Diseñado para clínicas, salones, centros de aprendizaje, gimnasios y cualquier negocio basado en servicios, permite gestionar ubicaciones, servicios, proveedores y reservas desde un solo lugar.
El sistema responde preguntas como: "Para este servicio, en esta ubicación, con qué proveedores disponibles, ¿qué horarios existen — considerando duración, tiempo de preparación, capacidad y horarios individuales de cada proveedor?"
Cómo acceder
- Navega a Barra lateral > Agendamiento
- El menú de Agendamiento solo aparece si la funcionalidad está activada para tu cuenta (ver sección de Activación)
- Roles requeridos: Administrador de Reservas o Gestor de Reservas para acceso completo. Los proveedores ven solo sus propios servicios.
Activar el Agendamiento
El sistema de agendamiento es una funcionalidad opcional que debe activarse por cuenta.
Pasos:
- Navega a Herramientas en el menú lateral.
- Busca la tarjeta de Agendamiento.
- Haz clic en el interruptor para activar el agendamiento.
- El menú de Agendamiento aparecerá inmediatamente en la barra lateral.
Notas importantes:
- Solo los administradores pueden activar/desactivar el agendamiento.
- Al activar, se muestra el acceso a las 4 secciones de configuración: Ubicaciones, Servicios, Proveedores y Reservas.
Vista general de la interfaz
La página de Agendamiento tiene una navegación lateral con 4 pestañas:
- Ubicaciones — Gestión de sucursales o lugares donde se ofrecen servicios.
- Servicios — Configuración de los servicios que se pueden reservar.
- Proveedores — Asignación de miembros del equipo como proveedores de servicios.
- Reservas — Vista de calendario con todas las citas y creación de nuevas reservas.
Conceptos clave
Ubicaciones
Lugares físicos o virtuales donde se ofrecen los servicios. Cada ubicación tiene sus propios horarios de operación.
Servicios
Ofertas reservables con duración, capacidad, precios y reglas de agendamiento definidas. Un servicio puede estar disponible en una o más ubicaciones.
Proveedores
Miembros del equipo asignados para realizar un servicio. Cada proveedor puede tener sus propios horarios de trabajo y excepciones (vacaciones, días libres).
Reservas
Las citas programadas que vinculan un cliente con un servicio, ubicación, proveedor y horario específicos.
Motor de Disponibilidad
El sistema calcula automáticamente los horarios disponibles considerando:
- Horarios de operación de la ubicación
- Horarios del proveedor (con sobreescritura opcional)
- Excepciones del proveedor (días bloqueados o con horario especial)
- Reservas y eventos existentes (evita doble agendamiento)
- Tiempos de preparación antes y después
- Capacidad máxima por horario (para servicios grupales)
- Límite de reservas diarias por proveedor
- Tiempo mínimo de anticipación
Flujo de trabajo típico
- Configura ubicaciones — Crea tus sucursales y establece horarios de operación.
- Crea servicios — Define los servicios que ofreces con duración, precio y reglas.
- Asigna proveedores — Vincula miembros del equipo a los servicios que pueden realizar.
- Recibe reservas — Crea citas manualmente, mediante el agente de IA, o desde la API.
Integración con el Calendario
Cuando una reserva se confirma, se crea automáticamente un Evento en el calendario del proveedor asignado. Si se cancela la reserva, el evento se elimina automáticamente. Esto mantiene sincronizado el calendario personal con las citas de agendamiento.
Integración con el Agente de IA
El agente de IA de Aurora puede crear y gestionar reservas automáticamente durante las conversaciones con clientes. Consulta Herramientas del Agente para configurar la herramienta de agendamiento en tu agente.
Control de acceso (roles)
| Rol | Permisos |
|---|---|
| Administrador Global | Acceso completo a todas las secciones |
| Administrador de Reservas | Acceso completo a reservas, disponibilidad y configuración |
| Gestor de Reservas | Acceso completo a reservas y disponibilidad |
| Proveedor | Solo ve sus propios servicios y reservas |
Preguntas frecuentes
P: ¿Puedo usar el calendario normal y el sistema de agendamiento al mismo tiempo? R: Sí, son complementarios. El calendario existente sigue funcionando como siempre. Las reservas confirmadas aparecen como eventos en el calendario del proveedor.
P: ¿Los clientes pueden reservar citas por su cuenta? R: En la versión actual (V1), las reservas se crean por el equipo (manual o vía agente de IA). La auto-reserva por clientes está planeada para una versión futura.
P: ¿Se sincronizan las reservas con Google Calendar? R: Sí, indirectamente. Las reservas confirmadas crean eventos en el calendario de Aurora, que se sincronizan con Google Calendar si el proveedor tiene su cuenta conectada.