Sistema de Agendamento
Visão geral
O Sistema de Agendamento do Aurora Inbox transforma seu calendário em um motor completo de reservas e compromissos. Projetado para clínicas, salões, centros de ensino, academias e qualquer negócio baseado em serviços, permite gerenciar locais, serviços, prestadores e reservas em um único lugar.
O sistema responde perguntas como: "Para este serviço específico, neste local, com quais prestadores disponíveis, quais horários existem — considerando duração, tempo de preparação, capacidade e horários individuais de cada prestador?"
Como acessar
- Navegue até Barra lateral > Agendamento
- O menu de Agendamento só aparece se a funcionalidade estiver ativada para sua conta (veja a seção de Ativação)
- Funções necessárias: Administrador de Reservas ou Gerente de Reservas para acesso completo. Prestadores veem apenas seus próprios serviços.
Ativar o Agendamento
O sistema de agendamento é uma funcionalidade opcional que deve ser ativada por conta.
Passos:
- Navegue até Ferramentas na barra lateral.
- Encontre o cartão de Agendamento.
- Clique no interruptor para ativar o agendamento.
- O menu de Agendamento aparecerá imediatamente na barra lateral.
Notas importantes:
- Apenas administradores podem ativar/desativar o agendamento.
- Ao ativar, o acesso às 4 seções de configuração é disponibilizado: Locais, Serviços, Prestadores e Reservas.
Visão geral da interface
A página de Agendamento possui uma navegação lateral com 4 abas:
- Locais — Gerenciamento de filiais ou lugares onde os serviços são oferecidos.
- Serviços — Configuração dos serviços que podem ser reservados.
- Prestadores — Atribuição de membros da equipe como prestadores de serviços.
- Reservas — Visualização de calendário com todos os compromissos e criação de novas reservas.
Conceitos-chave
Locais
Lugares físicos ou virtuais onde os serviços são oferecidos. Cada local tem seus próprios horários de funcionamento.
Serviços
Ofertas reserváveis com duração, capacidade, preços e regras de agendamento definidas. Um serviço pode estar disponível em um ou mais locais.
Prestadores
Membros da equipe designados para realizar um serviço. Cada prestador pode ter seus próprios horários de trabalho e exceções (férias, folgas).
Reservas
Os compromissos agendados que vinculam um cliente a um serviço, local, prestador e horário específicos.
Motor de Disponibilidade
O sistema calcula automaticamente os horários disponíveis considerando:
- Horários de funcionamento do local
- Horários do prestador (com substituição opcional)
- Exceções do prestador (dias bloqueados ou com horário especial)
- Reservas e eventos existentes (evita agendamento duplo)
- Tempos de preparação antes e depois
- Capacidade máxima por horário (para serviços em grupo)
- Limite de reservas diárias por prestador
- Tempo mínimo de antecedência
Fluxo de trabalho típico
- Configure locais — Crie suas filiais e defina horários de funcionamento.
- Crie serviços — Defina os serviços que você oferece com duração, preço e regras.
- Atribua prestadores — Vincule membros da equipe aos serviços que podem realizar.
- Receba reservas — Crie compromissos manualmente, através do agente de IA ou pela API.
Integração com o Calendário
Quando uma reserva é confirmada, um Evento é automaticamente criado no calendário do prestador atribuído. Se a reserva for cancelada, o evento é automaticamente excluído. Isso mantém o calendário pessoal sincronizado com os compromissos de agendamento.
Integração com o Agente de IA
O agente de IA do Aurora pode criar e gerenciar reservas automaticamente durante as conversas com clientes. Consulte Ferramentas do Agente para configurar a ferramenta de agendamento no seu agente.
Controle de acesso (funções)
| Função | Permissões |
|---|---|
| Administrador Global | Acesso completo a todas as seções |
| Administrador de Reservas | Acesso completo a reservas, disponibilidade e configurações |
| Gerente de Reservas | Acesso completo a reservas e disponibilidade |
| Prestador | Vê apenas seus próprios serviços e reservas |
Perguntas frequentes
P: Posso usar o calendário normal e o sistema de agendamento ao mesmo tempo? R: Sim, eles são complementares. O calendário existente continua funcionando normalmente. As reservas confirmadas aparecem como eventos no calendário do prestador.
P: Os clientes podem reservar compromissos por conta própria? R: Na versão atual (V1), as reservas são criadas pela equipe (manualmente ou via agente de IA). O auto-agendamento por clientes está planejado para uma versão futura.
P: As reservas são sincronizadas com o Google Calendar? R: Sim, indiretamente. As reservas confirmadas criam eventos no calendário do Aurora, que são sincronizados com o Google Calendar se o prestador tiver sua conta conectada.